תוכנת הנהלת חשבונות - למי היא מיועדת?
עסקים רבים מתלבטים האם כדאי להם לעבור לשירותי תוכנת הנהלת חשבונות במקום הניירת המיושנת והרבה, שגם ממלאת קלסרים ותופסת מקום על גבי מדפים רבים במשרד. בין אם מדובר בעסק קטן או בחברה בע"מ, תוכנת הנהלת חשבונות יכולה להחליף את הטופסת המכבידה בטכנולוגיה פשוטה שאינה דורשת כוח אדם רב, הבנה מיוחדת בחשבונאות או השקעת זמן גדולה.
תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת ביצוע קל ומהיר של כל הפעולות היומיומיות הקשורות להנהלת החשבונות של העסק: הפקת חשבוניות וקבלות, ביצוע תשלום לספקים והעברת משכורות לעובדים, חישוב תשלומים למס הכנסה, ביטוח לאומי או מע"מ וכן רישום הכנסות והוצאות החברה. תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת הזנה פשוטה של כל אלה, היכולה לרוב להתבצע מכל מחשב במשרד.
למי מיועדת תוכנת הנהלת חשבונות?
תוכנת הנהלת חשבונות מיועדת לכמה קהלי יעד שונים. ראשית, עסקים קטנים: עוסקים פטורים הם קהל יעד מצוין, שיכול להיעזר בשירותי תוכנת הנהלת חשבונות ולהקל בכך את עומס העבודה כמו גם לאפשר חיסכון בשירותי ראיית חשבון. גם עוסקים מורשים יכולים להקל על ההוצאות ע"י התקנת תוכנת הנהלת חשבונות במחשביהם, והשקעה בשירותי רואה חשבון להפקת דו"חות שנתיים בלבד.
עוסקים פטורים ומורשים חייבים בהנהלת חשבונות המכונה חד-צידית, ולכן יצטרכו לבחור תוכנת הנהלת חשבונות המתאימה לסוג זה של ניהול חשבונות. לעומתם, עסקים גדולים כמו חברות בע"מ מחויבים על פי חוק בקיום הנהלת חשבונות "כפולה", על כן חברות אלו יהיו חייבות להתקין אצלן תוכנת הנהלת חשבונות המאפשרת שירותי ניהול עסק מתקדמים ומורכבים וניהול חשבונות כפול.
יתרונותיה של תוכנת הנהלת חשבונות
תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת לעסקים להשקיע בניהול יעיל של הצד העסקי, תוך המרת אופן ניהול הספרים המיושן והמסורבל בצורת ניהול חשבונות שהינה מתקדמת ויעילה בהרבה. כך, חברות הבוחרות לעבור לשירותים המתקדמים שמציעה תוכנת הנהלת חשבונות, יכולות לחסוך את ההשקעה הגבוהה בשירותי הנהלת חשבונות מקצועיים שוטפים, ולהיעזר בהם רק במקרה הצורך.
מעבר לכך, תוכנת הנהלת חשבונות אינה מסתפקת בניהול חשבונות משוכלל, אלא מציעה הרבה יותר מכך. שכן, תוכנת הנהלת חשבונות מכילה פונקציות מתקדמות המאפשרות ניהול מקיף של העסק, באופן מסודר ויעיל. הפקת דו"חות וגרפים מפורטים, תוכנה לניהול מחסני החברה, מערכת קשרי לקוחות וניהול אמצעי שיווק שונים – כל אלה יכולים להיכלל בתוך תוכנת הנהלת חשבונות.
כיצד לבחור תוכנת הנהלת חשבונות?
בחירת תוכנת הנהלת חשבונות צריכה להיעשות לאחר בדיקה מקיפה של האפשרויות השונות וסקר שוק מקיף. קיימות תוכנות רבות ושונות, וברור כי לא כולן מתאימות לכם ולסוג העסק שלכם. לכן, קודם כל יש לסנן את התוכנות המתאימות לפי סוג העסק המדובר – קטן או גדול, עוסק פטור, מורשה או חברה בע"מ, ולבחור בהתאם תוכנת הנהלת חשבונות מסוג חד צידית או כפולה.
לאחר מכן, יש להחליט מהו היקף התוכנה הרצוי – האם תסתפקו בהנהלת חשבונות בלבד או שתעדיפו אפשרויות ניהול עסק רחבות. חשוב לבדוק באתר האינטרנט של מס הכנסה האם אותה תוכנת הנהלת חשבונות שאתם מעדיפים אכן רשומה במס הכנסה ומוכרת על ידי הרשויות. לבסוף, יש לבדוק את המפרט הטכני של תוכנת הנהלת חשבונות ולכמה מחשבים במשרד הוא יתאים.
|
